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Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung („E-Rechnung“) in Deutschland für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Diese Verpflichtung wurde im Zuge des sog. „Wachstumschancengesetzes“ beschlossen.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine E-Rechnung ist nicht auf ein spezielles Datenformat beschränkt. Das Format muss jedoch der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm regelt u. a. den Mindestinhalt sowie die Kompatibilitätsanforderungen. Die bisherigen Formate wie die X-Rechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen diese Anforderungen. Eine per E-Mail oder auf sonstige Weise versandte PDF-Datei erfüllt nicht die Voraussetzungen für eine E-Rechnung. Rechnungen im PDF-Format gelten zukünftig ebenso wie Papierrechnungen zu den „sonstigen Rechnungen“.
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenso für das Ausstellen einer Gutschrift. Darüber hinaus sind auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet.
Bis einschließlich dem Jahr 2027 hat der Gesetzgeber jedoch umfangreiche Übergangsregelung (teilweise größenabhängig)
geregelt. So können bis dahin für eine Vielzahl an Umsätzen weiterhin Rechnungen im Papier- oder PDF-Format gestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Als Rechnungsempfänger ist jedoch zu beachten, dass ab dem 01.01.2025 kein Anspruch mehr auf die Rechnungsstellung im Papier- oder PDF-Format besteht. Sofern der Rechnungssteller die vom Gesetzgeber zugelassenen Übergangsregelungen nicht anwendet, so hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Daher sollte jeder Unternehmer sicherstellen, dass zum 01.01.2025 entsprechende Systeme zum Empfang einer E-Rechnung vorhanden sind.
Da der Gesetzgeber keine Vorgaben in Bezug auf den Übermittlungsweg einer E-Rechnung geregelt hat, sollte zum Empfang einer solchen E-Rechnung ein E-Mail-Postfach ausreichend sein. Es ist zu erwarten, dass auch andere Wege wie z. B. elektronische Schnittstellen oder Kundenportale hierfür genutzt werden.
Last modified: 2. Dezember 2024
