Anzeige
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B‑Bereich strukturierte E‑Rechnungen (XML oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Noch bis zum 31.12.2026 dürfen Papier- oder PDF‑Rechnungen genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zum Versand von E‑Rechnungen verpflichtet. Für Unternehmen, welche im Jahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 Euro erzielt haben, besteht die bisherige Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 fort. Daher gilt spätestens ab dem 01.01.2028 die Versandpflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B‑Umsätze, mit Ausnahmen etwa für Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
In allen Fällen, in denen die E‑Rechnung verpflichtend ist, erfüllt nur die ordnungsgemäße E‑Rechnung die Anforderungen an eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung. Der Rechnungsempfänger darf den Vorsteuerabzug dann ausschließlich aus diesen E‑Rechnungen geltend machen. Stellt der Leistende entgegen der gesetzlichen Pflicht keine E‑Rechnung im vorgeschriebenen Format (XML oder ZUGFeRD) aus, droht die Versagung des Vorsteuerabzugs, spätestens nach Ablauf der Übergangsregelungen.
Die Finanzverwaltung zeigt sich im Zeitraum 1.1.2025–31.12.2027 noch großzügig: Der Vorsteuerabzug soll nicht allein deshalb versagt werden, weil die Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde, sofern der Rechnungsempfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregelungen nutzen konnte. Ab 2028 – faktisch bereits ab 2027 für größere Unternehmen – wird die Einhaltung der E‑Rechnungspflicht zur materiellen Voraussetzung des Vorsteuerabzugs. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse für Ausstellung, Eingang, Prüfung und Archivierung strukturiert elektronischer Rechnungen rechtzeitig anpassen.
